Gestion des billets

OBJECTIF

La Gestion des billets permet d’importer les billets recevables et de faire des validations et des corrections sur ces billets. Cette option permet également d’entrer manuellement un billet.

prérequis

Icônes

Icônes de l'option Gestion des billets

Icônes	Titre	Sert à
	Afficher seulement les entrées non transférées	Filtrer les entrées pour n’afficher que celles qui n’ont pas été transférées.
	Afficher seulement les entrées transférées	Filtrer les entrées pour afficher seulement celles qui ont été transférées.
	Transactions en attente	Afficher la grille sommaire des transactions en attente de type Billet de béton. Consulter la section Créer un billet à partir d'une transaction en attente pour de plus amples informations.
	Recalculer le prix unitaire	Forcer le recalcul du prix unitaire.
	Outils	Accéder à la fenêtre Importation de billet. En cliquant sur le triangle à droite de l’icône, il est également possible d’accéder à d’autres options : Heures – Permet d’indiquer la date, le nombre d’heures travaillées de même que le numéro de facture; Conversion TR – Sert à indiquer l’état du transport (à la Source et à Destination, Entré, Retenu ou Non facturable); Conversion MP Recevable – Permet d’indiquer l’état de la matière première (à la Source et à Destination, Entré, Retenu ou Non facturable); Conversion MP Payable – Permet d’indiquer l’état de la matière première (à la Source et à Destination, Entré, Retenu ou Non facturable); Conversion Fournisseur TR – Sert à indiquer la date d’ajustement et le code du fournisseur.
	Consultation de l’inventaire	Accéder à la fenêtre Consultation de l’inventaire.
	Changement massif	Apporter un changement à une grande quantité de billets.
	Suppression massive	Supprimer une grande quantité de billets.

Seules les icônes propres à cette fenêtre sont définies dans le tableau ci-dessous.

Sommaire

Importer des billets
Créer un billet à partir d'une transaction en attente

Étapes

Importer des billets

maestro* > Billets > Billets de béton > Fonctions > Gestion des billets

Configurer le manufacturier et l’emplacement du fichier par défaut.

Le manufacturier par défaut peut être spécifié dans les Configurations diverses ou, dans le cas où une configuration par source s’avère nécessaire, dans le projet, au niveau de la Gestion des projets.

Cliquer sur l’icône Outils et sélectionner Importation.

Champ

Description

Source*

Source d’où proviennent les billets.

NOTES : Si le projet de facturation configuré dans les Configurations diverses comporte des « X », ceux-ci sont remplacés par la valeur du champ Source provenant de l’importation, s’il y a lieu.

La sélection de la source dépend du type de projet ou de la première lettre du projet de facturation configuré dans les Configurations diverses.

Manufacturier*

Manufacturier du logiciel qui a généré le fichier d’importation; cette valeur apparaît automatiquement selon la valeur configurée dans la Gestion des projets et les Configurations diverses.

NOTE : Les spécifications techniques de chacun des manufacturiers figurent en ANNEXE.

Nom du fichier*

Emplacement du fichier à importer; une valeur par défaut peut être configurée dans la Gestion des projets et les Configurations diverses.

Date transaction*

Sert de date d’entrée par défaut des billets; la valeur par défaut est la date de travail.

Les champs suivis du caractère * sont obligatoires.

Champ	Description
Source*	Source d’où proviennent les billets. NOTES : Si le projet de facturation configuré dans les Configurations diverses comporte des « X », ceux-ci sont remplacés par la valeur du champ Source provenant de l’importation, s’il y a lieu. La sélection de la source dépend du type de projet ou de la première lettre du projet de facturation configuré dans les Configurations diverses.
Manufacturier*	Manufacturier du logiciel qui a généré le fichier d’importation; cette valeur apparaît automatiquement selon la valeur configurée dans la Gestion des projets et les Configurations diverses. NOTE : Les spécifications techniques de chacun des manufacturiers figurent en ANNEXE.
Nom du fichier*	Emplacement du fichier à importer; une valeur par défaut peut être configurée dans la Gestion des projets et les Configurations diverses.
Date transaction*	Sert de date d’entrée par défaut des billets; la valeur par défaut est la date de travail.

Sélectionner le fichier à importer dans Nom du fichier.
Entrer la Date transaction.

Si le manufacturier sélectionné est « Alkon », la case à cocher Importer les billets de toutes les sources s’affiche. Elle n’est pas visible pour les autres manufacturiers. Cette fonctionnalité vous permet d’importer les billets de carrière pour plusieurs sources à la fois (dans la Gestion des billets, la source est l’équivalent d’un projet).

Pour les manufacturiers « Alkon », la colonne Source externe s’affiche également dans la grille d’importation.

Cliquer sur l’icône Rafraîchir afin de charger le fichier sélectionné dans la grille d’importation.

Seuls les champs qui ne sont pas documentés au point 8 sont documentés dans cette section.

Champ

Description

Ligne

Numéro de ligne du billet.

Message

Message d’erreur, s’il y a lieu.

Importer

Permet d’importer ou non un billet.

NOTES : Le système procède à la validation et à l’importation du billet, si la case est cochée.

S’il détecte que le billet est déjà présent dans le système, le système décoche automatiquement cette case.

Champ	Description
Ligne	Numéro de ligne du billet.
Message	Message d’erreur, s’il y a lieu.
Importer	Permet d’importer ou non un billet. NOTES : Le système procède à la validation et à l’importation du billet, si la case est cochée. S’il détecte que le billet est déjà présent dans le système, le système décoche automatiquement cette case.

Cliquer sur l’icône Valider le tableau pour assurer la conformité des données pour l’importation.

Une validation du tableau doit être faite si des corrections sont apportées manuellement aux informations importées.

Cliquer sur l’icône Appliquer pour importer les données de la grille dans maestro*.
Valider les informations dans l’onglet Détails :

Champ

Description

Compteur

Numéro du compteur généré par maestro*.

Source

Origine du billet; projet.

No billet

Numéro de billet de livraison généré par la balance.

ID Billet

Numéro d’identification unique du billet.

NOTE : Cette information est fournie lors de l’importation par Marcotte.

Date

Date de création du billet.

NOTES : Le système utilise cette date pour calculer les escomptes définis dans le tableau des escomptes par client.

Cette date n’est pas nécessairement la date comptable

No Usager

Affiche l’usager qui entre la transaction.

Date entrée

Date de l’importation.

Soumission

Numéro de soumission issue de l’option Soumissions de béton.

No Voyage

Numéro du voyage.

No VR

Numéro de camion issu de la Gestion des camions

NOTE : Le numéro de camion est validé en tout temps sauf si le système est configuré, dans les Configurations diverses, pour faire en sorte de ne pas le valider.

Section Matière première :

Champ

Description

État

Valeurs disponibles :

Entré

Permet le transfert du billet vers la facturation.

Retenu

Permet de conserver le billet avec les transactions non transférées.

Non facturable

Permet de ne pas facturer cette section du billet.

À valider

Permet de signaler que le billet doit être vérifié avant d’être transféré.

Type de facturation

Valeurs disponibles :

Interne

Utilisé pour générer une facture pour un client interne ou un projet existant dans la Gestion des projets.

Payable

Utilisé pour identifier un billet pour lequel une facture sera reçue d’un fournisseur.

Recevable

Utilisé pour générer une facture pour un client externe.

Vente comptant

Permet d’identifier une vente au comptant. Dans ce cas, les prix affichés proviennent du billet et non de maestro*.

NOTE : Ce champ peut être utilisé seulement si le Type de facturation est à Recevable.

Facture MP

Numéro de la facture disponible après la facturation.

No contrat

Numéro de contrat du client.

Nom

Nom du client à qui le billet est facturé.

Adresse

Adresse de livraison.

Code ZIP

Code ZIP ou code postal.

Fiche

Code client ou code fournisseur, selon le type de facturation du billet.

NOTE : Dans le cas d’un billet Recevable, le code client peut être reçu en tant que Code Externe défini dans la Gestion des clients.

Description

Nom du client ou du fournisseur relié au champ Fiche.

Bon Travail

Ce champ n’apparaît que si le type de facturation est Interne. Sélectionner le bon de travail à partir du fichier des bons de travail. La sélection d’un bon de travail affichera le projet lié au bon de travail en question.

Compagnie

Si le Type de facturation est Interne, permet d’indiquer la compagnie de destination par défaut.

Projet

Numéro de projet ou numéro du projet du client, si le Type de facturation est Recevable.

NOTES : Ce champ est utilisé si le champ Déf. Billet interne est à 1-Projet dans les Configurations diverses.

Le projet peut jouer un rôle lors du regroupement de la facturation. Le regroupement est défini dans les Configurations diverses.

Si le type de facturation est Interne, le projet doit être sélectionné à partir du fichier des projets.

Activité

Ce champ n’apparaît que si le type de facturation est Interne. Sélectionner l’activité à partir du fichier des activités.

Groupe

Ce champ n’apparaît que si le type de facturation est Interne. Sélectionner le groupe à partir du fichier des groupes.

Bon comm.

Numéro de commande client ou numéro de référence interne.

NOTE : Le Numéro de commande est utilisé lorsque le système applique des escomptes définis dans le tableau des escomptes par client.

Bon comm. client

Numéro de commande du client.

NOTE : Le Bon comm. client est utilisé lors du regroupement de la facturation.

Résistance

Permet d’identifier la résistance mécanique nécessaire du mélange.

Pierre

Quantité de pierre.

ID Projet

Numéro d’identification du projet.

NOTE : Cette information est fournie lors de l’importation ou peut être entrée manuellement.

Produit

Code de produit à facturer.

NOTE : Ce produit doit exister dans la Gestion du catalogue.

Volume

Quantité.

Prix unitaire

Prix unitaire du produit.

NOTE : Le prix affiché devrait apparaître automatiquement si le champ Source du PU produit est à 1-Maestro dans les Configurations diverses. Si le prix ne s’affiche pas, il faut vérifier si un prix est inscrit dans la Gestion du catalogue ou dans la Gestion des escomptes/client.

Montant

Montant total du produit.

Additif

Code de produit à facturer.

NOTE : Ce produit doit exister dans la Gestion du catalogue.

Quantité

Quantité livrée au client.

Prix unitaire

Prix unitaire de l’additif.

NOTE : Le prix affiché devrait apparaître automatiquement si le champ Source du PU produit est à 1-Maestro dans les Configurations diverses. Si le prix ne s’affiche pas, il faut vérifier si un prix est inscrit dans la Gestion du catalogue ou dans la Gestion des escomptes/client.

Montant

Montant total pour chaque additif.

Facturation – Date

Date de la facture.

No Usager

Numéro de l’usager.

Section Temps d’attente :

Champ	Description
Compteur	Numéro du compteur généré par maestro*.
Source	Origine du billet; projet.
No billet	Numéro de billet de livraison généré par la balance.
ID Billet	Numéro d’identification unique du billet. NOTE : Cette information est fournie lors de l’importation par Marcotte.
Date	Date de création du billet. NOTES : Le système utilise cette date pour calculer les escomptes définis dans le tableau des escomptes par client. Cette date n’est pas nécessairement la date comptable
No Usager	Affiche l’usager qui entre la transaction.
Date entrée	Date de l’importation.
Soumission	Numéro de soumission issue de l’option Soumissions de béton.
No Voyage	Numéro du voyage.
No VR	Numéro de camion issu de la Gestion des camions NOTE : Le numéro de camion est validé en tout temps sauf si le système est configuré, dans les Configurations diverses, pour faire en sorte de ne pas le valider.

Seuls les champs qui ne sont pas autoréférents sont documentés.

Champ

Description

Usage

Utilisation type du béton issu de la Gestion des usages.

Champ	Description
Usage	Utilisation type du béton issu de la Gestion des usages.

Si des informations ont été modifiées, cliquer sur Enregistrer.

Créer un billet à partir d'une transaction en attente

Cliquer sur l'icône Transactions en attente.
Dans le haut de la fenêtre, la grille de sélection affiche les transactions en attente de type Billets de béton.
Sélectionner une transaction en attente.

Les pièces jointes à la transaction en attente s'affichent dans une nouvelle fenêtre.

S'il y a plus d'un document joint à la transaction en attente, ils seront présentés dans cet ordre : PDF, Image, Word, Excel et autres types.

Dans la fenêtre de l'option, certains champs ont déjà été complétées par le système (utilisateur qui a créé la transaction, date et heure de création, etc.).

Si la transaction provient du programme complémentaire (add-in) Outlook, d'autres valeurs seront déjà saisies : type de facturation, fournisseur, projet, code de produit, etc.

Compléter et enregistrer la transaction.

Après la sauvegarde de la transaction, les documents joints seront disponible à partir de la Gestion des documents.

Voir aussi

Dernière modification : 20 septembre 2024